Entreprise : comment réussir le déménagement des bureaux ?

Le déménagement d’entreprise est souvent le signe du développement de l’activité au-delà des prévisions. Si c’est un point positif pour la société, le transfert de bureaux est cependant toujours une affaire délicate car il ne doit pas impacter la continuité de l’activité. Pour ne pas risquer une désorganisation de l’équipe et le stress contre-productif des collaborateurs, le déménagement des bureaux d’une entreprise doit être rigoureusement orchestré.

Les principales démarches administratives du déménagement d’entreprise

Pour réussir le déménagement des bureaux tout en limitant les désagréments, il est essentiel de nommer une personne référente au sein de l’entreprise, voire au sein de chaque service pour les grosses sociétés.

Il est également impératif de mettre en place un planning pour le déménagement d’entreprise, allant de 1 à 6 mois selon la taille de la structure.   

Le déménagement des bureaux est assorti d’un grand nombre de démarches administratives.

• Résilier le bail des locaux

Il faut transmettre le préavis de départ par courrier recommandé ou avis d’huissier selon les délais légaux, à savoir : 6 mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d’une période triennale (3 ans).

• Effectuer la déclaration de transfert du siège social

Lorsque l’adresse de la direction de l’entreprise est amenée à changer il convient de procéder en premier lieu à une modification des statuts. Cet acte doit ensuite être publié dans un journal d’annonces légales puis notifié auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises) ou du greffe du tribunal de commerce du nouveau siège social. Cette déclaration peut être réalisée en ligne sur les plateformes de téléservices dédiés.  

• Procéder aux ouvertures d’abonnement et résiliation des anciens contrats

Il s’agit notamment de prendre contact avec les fournisseurs d’énergie des bâtiments, les opérateurs de réseaux internet et communication mais aussi les assurances.

• Mettre en place une réexpédition de courrier et déclarer le changement d’adresse

Urssaf, Pôle emploi, impôts, banque, médecine du travail, mutuelle, prévoyance, cabinet comptable, prestataires et partenaires… Cette liste n’est pas exhaustive et le changement d’adresse doit être déclaré à de nombreux organismes publics et privés, tous différents selon le secteur d’activité de l’entreprise.

Du côté des clients également il faut communiquer sur le déménagement d’entreprise : site web, fiche google business, réseaux sociaux, mails, supports de communication, etc.

Les détails importants du déménagement de bureaux

L’implication des équipes

Pour éviter les tensions et favoriser la coopération des salariés il est important de communiquer avec ses équipes dès que le projet de déménagement de bureaux se concrétise. De nombreuses interrogations se posent en effet pour les collaborateurs dès lors que le siège de l’entreprise change. Quelles seront les nouvelles conditions de travail ? Et le trajet entre le domicile et les bureaux ? Il est alors essentiel de rassurer les équipes en organisant des visites et en misant sur les avantages des nouveaux locaux.  

L’achèvement des travaux avant le déménagement

Les gros chantiers d’accessibilité, de mise en conformité et de respect des normes de sécurité doivent être achevés avant le jour J. Mais aussi les petits travaux d’aménagement tels que le cloisonnage ou le câblage. À noter également que le raccordement au réseau doit être planifié suffisamment à l’avance afin d’être opérationnel pour la remise en route du matériel informatique.

En ce qui concerne le mobilier, il doit être adapté aux nouveaux locaux. Pour cela il convient de réaliser en amont un inventaire des biens en prenant en compte ce qui est à conserver pour le déménagement des bureaux et ce qui sera donné ou recyclé. Il faut également prendre en considération les délais de livraison de meubles neufs qui peuvent parfois être très longs.  

L’acheminement du matériel informatique

C’est l’un des éléments les plus sensibles du déménagement de bureaux. Le parc informatique représente une part essentielle de l’activité des entreprises et contient les données confidentielles des sociétés. Le déménagement informatique doit comporter différentes étapes, notamment une partie audit afin de déterminer les éventuelles difficultés techniques du projet. Ensuite une étape préparatoire comprenant l’inventaire précis, la marche à suivre et le planning. Puis une partie opérationnelle où intervient la sécurité des données et du conditionnement en vue du transport.    

Déléguer la logistique du transfert de société  

Selon la taille de l’entreprise il n’est en effet pas envisageable de faire peser sur les employés la charge d’une telle opération. De même pour assurer la continuité de l’activité, le déménagement des bureaux doit se faire assez rapidement.

C’est pourquoi s’adresser à des professionnels du secteur permet de gagner en efficacité. Nous disposons du matériel adapté et du savoir-faire issu de nombreuses années d’expérience pour vous accompagner au mieux dans le transfert de vos bureaux.