La lettre de voiture déménagement : qu’est-ce que c’est ?
Passer par une entreprise de déménagement vous assure une tranquillité d’esprit. Toute la manutention, le transport et même l’emballage de vos affaires seront pris en charge par des techniciens qualifiés selon la formule que vous aurez choisi. Afin de protéger les deux parties, un cadre légal impose un certain nombre de documents contractuels dont fait partie la lettre de voiture. Ce document est important et obligatoire. Il prouve que le professionnel est bien autorisé à transporter vos biens et permet une indemnisation en cas de problème. Explications en détail sur les différents imprimés qui composent la lettre de voiture et ce qu’ils doivent contenir.
La lettre de voiture déménagement
Le terme « lettre de voiture » désigne à la fois l’ensemble du dossier et l’un des imprimés.
Ce document contractuel est composé de plusieurs feuillets :
- 2 exemplaires (minimum) de la lettre de voiture
- 1 fiche d’instruction et d’exécution
- 2 exemplaires de la déclaration de fin de travail
Le premier document doit être rempli et signé par les deux parties. Le particulier et le professionnel conservent chacun un exemplaire. Cet imprimé est accompagné de la déclaration de valeur qui répertorie vos biens et leurs valeurs.
Le feuillet lettre de voiture déménagement doit mentionner :
- Vos coordonnées et celles de l’entreprise de déménagement
- Le numéro de devis
- Le volume à déplacer
- Le mode de transport
- Les adresses et dates de chargement et de déchargement
- Le prix de la prestation
- Les modalités de paiement
- Les valeurs déclarées du mobilier pour la garantie contractuelle et la souscription éventuelle à l’assurance dommage.
La fiche d’instruction
Aussi appelée fiche de travail ou fiche d’exécution, ce document permet au chef d’équipe de préciser les modalités du déménagement pour les techniciens qui vont le prendre en charge : matériel nécessaire, composition de l’équipe, somme à encaisser, etc.
Un endroit de la fiche d’exécution doit mentionner :
- La date et l’heure d’arrivée au lieu de chargement
- La date et l’heure de départ du véhicule chargé, que vous devez contrôler et certifier d’une signature
- La date et l’heure d’arrivée au lieu de livraison
- La date et l’heure de départ du véhicule déchargé, que vous devez contrôler et certifier d’une signature
La déclaration de fin de travail
Ce feuillet est également très important et doit être rempli et signé en deux exemplaires par le particulier et le professionnel qui en conservent chacun un. Cette déclaration est annexée à la lettre de voiture. Elle atteste de la bonne réception de vos biens. C’est ce document qui permet un éventuel recours pour chacune des parties en cas de dommage ou de litige.
Une fois que vos meubles, cartons et autres affaires ont été déposés dans votre nouveau domicile vous devez faire le tour avec le chef d’équipe. Vous ne pouvez pas émettre de mention « sous réserve de déballage ou de contrôle » car cela n’aura aucune valeur juridique.
Vous devez ouvrir les cartons, enlever les housses de protection et contrôler en intégralité.
- Si vous n’avez pas d’observations, pas de dommages et que les conditions du contrat ont été respectées : vous cochez alors la case « mobilier reçu au complet et sans réserve », vous signez tous les deux le document et vous conservez chacun un exemplaire.
- Si vous avez des observations en rapport avec des détériorations éventuelles : vous cochez la case « mobilier reçu avec réserve ». Vous devez alors mentionner très précisément vos remarques dans l’encadré « observations du client ». Puis chacune des parties signe les deux exemplaires et en conserve un. Vous devez ensuite reformuler vos observations sous 3 jours par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’entreprise de déménagement.
Attention : vous devez savoir que la déclaration de travail est un document contradictoire. Un peu comme un constat pour les voitures. Cela signifie que le chef d’équipe peut lui aussi formuler des remarques.
- À défaut de mention de réserve ou si la déclaration de fin de travail n’a pas été remplie : la livraison sera présumée conforme. Toutefois vous disposez d’un délai de 10 jours ouvrés pour faire part d’une protestation sur l’état de vos biens par lettre recommandée avec accusé de réception.
La lettre de voiture est donc un document de grande valeur qui assure la protection de vos biens. C’est aussi une marque de sérieux et de fiabilité des professionnels du déménagement. Un projet ? Nous sommes à votre écoute. N’hésitez pas à consulter nos différentes formules, vous trouverez forcément la vôtre.